Eventos de diversos segmentos acontecem diariamente no Brasil. Agora, após quase dois anos, estão sendo retomados aos poucos e de acordo com a legislação de cada estado e município. Um ponto relevante da organização de um evento é a segurança.
Shows, congressos, exposições, eventos esportivos e feiras corporativas acontecem diariamente no Brasil. Com a pandemia essa rotina mudou e agora, após quase dois anos, os eventos estão sendo retomados aos poucos e de acordo com a legislação de cada estado e município. Um ponto relevante na organização de um evento é a segurança, e um grande aliado para o segmento é o planejamento. Por exemplo, com a proximidade do final de ano vêm as festas de Natal e Reveillon, onde a segurança deve ter atenção especial.
Quando pensamos em uma atividade que vai aglomerar pessoas é necessário que se tenha um plano pré, durante e depois para que tudo ocorra com tranquilidade. Para garantir que as leis de cada local sejam cumpridas, a contratação de uma empresa especializada é a melhor saída.
O pré-evento é o momento que se concebe o projeto, se analisa o ambiente onde a atividade vai ocorrer, qual a infraestrutura do local, os acessos existentes, além da criação de roteiros de ações para serem realizadas durante o acontecimento.
Quando o evento já está em andamento, é necessário estar pronto para as eventuais ocorrências que possam surgir e serem ajustadas. O controle da segurança deve ser minuciosamente desenhado, a comunicação entre produção e organização é fundamental para que tudo saia dentro do previsto. Como sabemos, é comum que em um show se tenha que tomar medidas emergenciais e a equipe deve estar treinada e preparada para atuar nestes momentos.
O pós-evento inicia com a evacuação do público, seguida da organização da desmontagem do local para a entrega do mesmo. Neste momento, já é possível ter um relatório que consta todos os fatos que ocorreram durante o evento, pois assim será possível avaliar e aperfeiçoar o trabalho nas próximas atividades. Um checklist pode ajudar a equipe nesta fase para não esquecer de nenhum detalhe que possa ser importante para trás.
Os riscos que um organizador de eventos têm são muitos. Eles variam entre os riscos humanos, técnicos, naturais e biológicos. Vamos explicar detalhadamente para esclarecer.
Os riscos humanos são aquelas ações diretas ou indiretas, intencionais ou não, que acontecem durante ou depois do evento, como por exemplo furto ou roubo, assédio a celebridades, atos de vandalismo. Já os riscos técnicos, como o nome indica, estão ligados a problemas em equipamentos ou instalações como luz, som, instalações elétricas e hidráulicas em palcos, camarins. Tempestades, enchentes ou raios são alguns dos eventos ocasionados pelos riscos naturais. Por fim, os biológicos seriam aqueles que envolvem intoxicação ou contaminação por micro-organismos. Por isso, é preciso muita atenção aos alimentos, bebidas, água e cozinhas.
É indispensável ficar atento às questões legais. Isso pode variar de cidade para cidade. Esses detalhes vão desde a entrega de documentação em órgãos como a Polícia Militar, o Corpo de Bombeiros, a Prefeitura, o Ministério Público, a Anvisa e o ECAD – Escritório de Arrecadação e Distribuição.
Como podemos perceber são muitas providências a serem tomadas. Deixá-las nas mãos de profissionais, além de ser garantia de que tudo será feito da melhor forma, evita imprevistos com ocorrências ou até mesmo o pagamento de taxas de surpresa que podem comprometer a saúde financeira do projeto.